O onboarding digital é um dos reflexos do trabalho remoto e da transformação digital. A conhecida tarefa do RH de integrar novos colaboradores foi adaptada para o cenário de pessoas a distância, e novas estratégias utilizadas para recepcionar os integrantes.

Num mundo em que os candidatos são entrevistados de casa e a trajetória na empresa já começa online, faz todo o sentido ter o processo de onboarding preparado para contratações remotas.

Neste post, veja estratégias e dicas para o onboarding digital da sua empresa.

O que é onboarding digital?

Tudo indica que a onda do home office veio para ficar, e com ela, a mudança de processos importantes da empresa, como a integração dos novos funcionários, chamada de onboarding.

Com isso, a imersão que a equipe de RH faz com quem ingressa para trabalhar no time precisou ser repensada e adaptada para meio online, surgindo assim o onboarding digital.

Afinal, antes de gerenciar a equipe em home office, é preciso fazer a contratação remotamente.

Como organizar o onboarding digital?

Para organizar o onboarding digital, é importante que todos os setores da empresa que estejam envolvidos nesta etapa estejam alinhados para que o processo de integração tenha um fluxo e esteja adaptado para isso.

Neste sentido, é interessante pensar no onboarding digital em etapas. Uma sugestão é dividir as abordagens em pré-onboarding, o primeiro dia do colaborador, a primeira semana e o primeiro mês de contratação.

Pré-onboarding

A expectativa, tanto do funcionário quanto da empresa, está a mil nesta primeira fase que antecede o onboarding, que é fundamental para ele acontecer. Diante disso, deixe tudo pronto para o momento de receber oficialmente o profissional.

É no pré-onboarding que o time de RH providencia a documentação de admissão, os equipamentos de trabalho para o contratado e garante que ele esteja com acessos aos sistemas e plataformas da empresa para começar suas atividades e orientações importantes para dar o start.

Acolhimento nas boas-vindas

Que tal um material de boas-vindas? Muitas empresas enviam kits institucionais para os novatos do time, com garrafinha de água, fone, caneta, papelaria, etc. A ação ajuda a integrar, fazer com que o colaborador se sinta parte e crie uma sinergia com a empresa. O Nubank fez uma ação este ano para receber seus novos “Nubanker” cheia de mimos. Veja e se inspire.

Outra sacada que faz a diferença no acolhimento do novo profissional é elencar previamente um colega do time para ser referência nos primeiros dias. Assim, o novato terá alguém que estará disponível para ajudar, tirar dúvidas e nortear nos primeiros dias de trabalho.

O dia do onboarding

Chegou o grande dia! Para receber o novo profissional, a equipe de RH deve ter uma pessoa para conduzir o funcionário em reuniões e explicar como vai acontecer o onboarding digital.

A dica é começar com uma reunião online para dar boas-vindas, apresentar a empresa, seus princípios norteadores, a cultura, mostrar a estrutura em vídeos ou tours online, explicar questões básicas da rotina que sejam pertinentes e tirar dúvidas.

Após situar o funcionário no universo da empresa, organize a apresentação dele para a equipe. Neste momento é legal aproveitar para explicar como funciona o fluxo de trabalho, com quem ele vai trabalhar com proximidade e apresentar o time.

Onboarding: primeira semana

Claro que o contato com o novo colaborador vai ser constante nos primeiros dias, mas é interessante deixar mapeado uma breve checagem se tudo está fluindo bem. Confirme se os acessos estão funcionando, se há alguma dificuldade ou algum processo “travado”.

Se a equipe trabalha com alguma plataforma específica, é importante explicar como funciona e a importância dela. Para quem já trabalha no time pode parecer óbvio, mas para quem está chegando, muitas vezes não é.

Onde a empresa quer chegar

Aproveite para mostrar materiais complementares da empresa, como os produtos e serviços oferecidos (por mais que ele não trabalhe no time de vendas), premiações conquistadas, projetos que estão por vir, enfim.

Apresente as iniciativas importantes e que sejam relevantes para o novo colaborador ter no seu radar. Mostre para que lado a empresa está caminhando.

Onboarding: primeiro mês

Ao completar 30 dias na empresa, o colaborador já vai estar mais habituado e por dentro dos projetos e intenções. Por isso, é válido incluir a participação dele em reuniões, treinamentos, grupos de trabalho, etc.

Também, é importante ter um momento de alinhamento com o novo time. Faça uma conversa para entender se as entregas estão no caminho certo e se as expectativas de ambos os lados estão atendidas.

Dicas para o onboarding digital

Além dos passos para fazer um onboarding digital bem organizado, acompanhe algumas dicas que você pode implementar na hora de planejar o processo de integração dos novatos da sua empresa.

1. Use sistemas de assinatura digital para assinar contratos e documentos importantes. Eles facilitam o processo de admissão online e têm reconhecimento legal.
2. Compartilhe os contatos de pessoas importantes para a integração do novato no time. Apresente quem será seu colega referência, quem está à disposição no RH e do seu superior direto.
3. Faça um cronograma com todos os passos e encaminhe para o novo colaborador. Agende as reuniões previamente e deixe ele ciente de como será o fluxo do onboarding digital.
4. Otimize o processo de onboarding e escolha uma data do mês para recepcionar todos os novos colaboradores.
5. Teste o fluxo do onboarding digital. Confira se as etapas estão em uma sequência interessante e se os recursos estão funcionando.

Dica extra: avalie o onboarding

Você pode ler todas as dicas para fazer um onboarding digital perfeito, mas é importante saber se ele atende a sua empresa. Por isso, crie ferramentas para avaliar se o processo está funcionando bem.

Pergunte se ficaram dúvidas para o novo colaborador, analise se ele está apresentando alguma questão recorrente, pois pode ser falta da informação correta.

Por fim, o onboarding digital é uma das inúmeras adaptações que o time de RH passou nestes últimos anos. Contratar profissionais em anywhere office já foi um desafio. Hoje, é uma questão do dia a dia, não é mesmo?

Gostou deste conteúdo? No nosso perfil do Instagram tem muito mais. Vem seguir a gente lá 😉